Inteligência Artificial aplicada a gestão documental e como elas impactam na rotina das empresas

A gestão documental é um processo essencial para qualquer organização que lida com documentos em seu cotidiano, seja na forma física ou digital. Os documentos contêm informações valiosas que precisam ser armazenadas, organizadas, acessadas e protegidas de forma eficiente e segura. No entanto, a gestão documental tradicional enfrenta diversos desafios, como o alto volume de dados, a falta de padronização, a perda de tempo e a vulnerabilidade a erros e fraudes.

Nesse contexto, a inteligência artificial (IA) surge como uma solução inovadora que pode revolucionar a gestão documental, trazendo benefícios tanto para as empresas quanto para os usuários. A IA é uma área da ciência da computação que visa criar sistemas capazes de realizar tarefas que normalmente exigem inteligência humana, como reconhecer padrões, aprender, raciocinar e tomar decisões. A IA pode ser aplicada a gestão documental de diversas formas, como:

• Captura e extração de dados: a IA pode usar técnicas de processamento de linguagem natural (PLN) e visão computacional para reconhecer e extrair dados relevantes de documentos de diferentes formatos, como textos, imagens, áudios e vídeos. Por exemplo, a IA pode ler e interpretar faturas, contratos, recibos, formulários, entre outros, e capturar informações como nomes, datas, valores, assinaturas, etc.

• Classificação e indexação de documentos: a IA pode usar técnicas de aprendizado de máquina (AM) e mineração de dados para classificar e indexar documentos de acordo com critérios pré-definidos, como tipo, assunto, autor, destinatário, etc. Por exemplo, a IA pode categorizar documentos em pastas, etiquetas, metadados, etc., facilitando a busca e o acesso aos documentos.
• Análise e geração de documentos: a IA pode usar técnicas de PLN e AM para analisar e gerar documentos a partir de dados existentes ou de novas demandas. Por exemplo, a IA pode criar relatórios, resumos, gráficos, tabelas, etc., a partir de dados extraídos de documentos. A IA também pode gerar novos documentos, como propostas, contratos, e-mails, etc., a partir de modelos ou de informações fornecidas pelo usuário.
• Autenticação e validação de documentos: a IA pode usar técnicas de biometria, criptografia e blockchain para autenticar e validar documentos, garantindo a sua integridade, confiabilidade e segurança. Por exemplo, a IA pode verificar a identidade e a assinatura de quem emite ou recebe um documento, usando reconhecimento facial, de voz, de impressão digital, etc. A IA também pode usar assinaturas digitais e selos de tempo para assegurar a origem, o conteúdo e o momento de um documento, usando algoritmos e redes descentralizadas.

O impacto da IA na gestão documental é enorme, pois ela pode trazer diversas vantagens para as empresas e para os usuários, como:

• Agilidade e produtividade: a IA pode automatizar e otimizar diversas tarefas relacionadas à gestão documental, reduzindo o tempo, o custo e o esforço envolvidos. A IA também pode aumentar a velocidade e a qualidade dos processos, eliminando erros, retrabalhos e inconsistências.
• Inteligência e inovação: a IA pode transformar dados em conhecimento, gerando insights e soluções para as empresas. A IA também pode estimular a criatividade e a inovação, criando novos documentos, serviços e produtos.
• Satisfação e fidelização: a IA pode melhorar a experiência e o relacionamento dos usuários com as empresas, oferecendo serviços personalizados, ágeis e seguros. A IA também pode aumentar a confiança e a transparência, garantindo o cumprimento de normas e leis.

Portanto, a IA aplicada a gestão documental é uma tendência que veio para ficar, pois ela pode trazer benefícios para todos os envolvidos. As empresas que adotarem essa tecnologia poderão se destacar no mercado, aumentando sua competitividade e seu valor. Os usuários que utilizarem essa tecnologia poderão desfrutar de mais praticidade, comodidade e segurança. A gestão documental, que antes era vista como um problema, agora pode ser vista como uma oportunidade, graças à IA.